PURWAKARTA – Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Purwakarta, kini bisa bernafas dengan lega. Pasalnya, tumpukan arsip yang dulunya menggunung tidak jelas, saat ini telah tertata dengan baik. Bahkan, arsip-arsip penting ini sudah tersusun rapih dalam rak dan ruangan khusus.
Perubahan pengelolaan dan penataan arsip yang dimiliki DPMPTSP ini, terasa sejak instansi ini mendapatkan bantuan pendampingan penataan dan pengelolaan arsip dari tim arsiparis Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (Disarpusda) Kabupaten Purwakarta.
Kepala DPMPTSP Hariman Budi Anggoro, mengatakan, DPMPTSP ini berdiri sejak 2007 yang lalu. Sejak saat itu, arsip-arsip penting menumpuk di gudang khusus yang ada di belakang kantor. Saking menumpuk dan tidak jelas tata letaknya, jika ada yang membutuhkan arsip perlu waktu 2 hari untuk mencarinya.
“Haduh, dulu kita selalu kesulitan mencari arsip. Paling cepat ketemunya 2 hari. Saking tidak jelasnya penataan arsip di instansi kami saat itu,” ujar Hariman, Selasa 7 Mei 2024.
Selain itu, lanjut Hariman, DPMPTSP mendapat nilai yang jelek soal penataan arsip. Nilainya hanya C. Hal ini, membuat sedih jajarannya.
Berangkat dari latar belakang itu, sambung Hariman, pihaknya berpikir keras untuk mengubah kondisi ini. Salah satunya, berkoordinasi dengan Disarpusda untuk meminta bantuan penataan arsip.
Ternyata, permohohannya ini bak gayung bersambut dengan program Disarpusda. Pasalnya, Disarpusda memiliki program pendampingan penataan arsip untuk perangkat daerah dan OPD-OPD.
Belum lama ini, tim arsiparis Disarpusda mendatangi DPMPTSP. Tim memberikan pencerahan, ilmu dan wawasan, mengenai bagaimana menata dan merawat arsip-arsip yang ada. Sehingga, arsip ini mudah ditemukan serta keberadaannya menjadi terawat.
“Alhamdulillah, setelah ada pendampingan dari Disarpusda, kini mencari arsip di DPMPTSP tidak perlu 2 hari lagi. Cukup hitungan jam sudah ketemu. Ini merupakan perubahan yang luar biasa,” ujarnya sambil terkekeh.
Bahkan, lanjutnya, kedepan pihaknya menargetkan arsip di DPMPTSP hijrah dari arsip dinamis (fisik) ke arsip digital. Sehingga, ketika ada permohonan data arsip, si pemohon bisa menunggu dalam hitungan menit nantinya arsip sudah tersedia.
Hal ini, menjadi transformasi positif mengenai kearsipan di DPMPTSP yang tadinya mencari arsip butuh waktu sampai 2 hari, kini tinggal menunggu dalam hitungan menit arsip sudah keluar.
Pihaknya sangat berterima kasih kepada tim arsiparis Disarpusda yang telah berbagi ilmu untuk menata dan merawat arsip tersebut. Selain itu, pihaknya juga akan melengkapi sarana dan prasarana yang telah direkomendasikan oleh tim arsiparis Disarpusda.
Salah satunya, penambahan rak yang lebih representatif lagi, pemasangan alat suhu udara, dan pemasangan panic button untuk mengantisipasi dini jika terjadi kejadian kebakaran atau ada tindak kriminal.
Pihaknya menargetkan, penataan arsip sesuai rekomendasi Disarpusda akan selesai Juni ini. Untuk hijrah ke arsip digital, targetnya selesai akhir tahun ini.
“Kami juga meminta tim arsiparis untuk terus melakukan pembinaan terhadap pegawai arsip kami. Karena ini pegawai baru, maka jangan dulu dilepas untuk pengawasannya dari tim arsiparis,” ujar Hariman.
Jika jam terbang pegawai arsipnya sudah mumpuni, maka pihaknya tak keberatan bila tim arsiparis Disarpusda melepasnya secara mandiri.
Hariman menyebutkan, arsip yang ada di instansinya merupakan naskah penting yang dibuat sejak tahun 2007 sampai dengan 2018. Arsip ini, didominasi oleh SIUP, TDP, HO dan keramba jaring apung (KJA).
Kedepan, arsip di instansinya akan menjadi tanggung jawab salah satu pegawainya yang memang khusus membidangi arsip. Bahkan, ruangan arsipnya akan dilengkapi dengan ruangan pengawasan atau unit gawat data (UGD).
