Salah satu kegiatan rutin/berkala yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purwakarta pada Tahun Anggaran 2019 adalah kegiatan Fumigasi Arsip. Kegiatan ini merupakan kegiatan pembasmian hama seperti rayap, ngengat, kecoa, kutu, semut hingga jasad renik lainnya dengan bahan kimia seperti Carbon Disulfida, Thymol Kristal, Methyl Bromide, Phospine, Carbon Chlorida, Phost Toxsin, dan lain sebagainya.
Pada prinsipnya, kegiatan ini dilakukan secara rutin oleh Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan/P2K pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purwakarta. Outcome yang diharapkan dengan terlaksananya kegiatan ini yaitu seluruh jasad renik dan hama-hama yang berpotensi dapat merusak obyek arsip bisa dimusnahkan. Kegiatan ini pada dasarnya terdiri dari 2 (dua) tahap yaitu kegiatan fumigasi dan anti rayap termasuk fogging, yang waktu pelaksanaannya telah dijadwalkan dengan baik.
Sifat dari bahan kimiawi fumigasi adalah dapat menyublim sehingga setelah dilepaskan akan berafiliasi keseluruh ruangan yang ada. Selain itu, bahan kimia tersebut juga bisa menetralisir sifat-sifat kimiawi kertas-kertas yang usang agar tidak mudah rapuh. Melihat dari daftar nama-nama bahan kimiawi yang sudah disebutkan sebelumnya sangatlah berbahaya sehingga petugas yang menggunakannya bukanlah petugas sembarang melainkan dari para pertugas fumigasi yang sudah profesional.
Prosedur kerja metode pengendalian hama dengan teknologi fumigasi ini yaitu:
- Penutupan semua titik-titik masuknya udara ke dalam bangunan atau ruang depo arsip yang akan difumigasi.
- Pemasangan selang-selang pengukur tekanan gas pada pintu utama ruangan depo arsip.
- Peletakkan fumigan secara merata sesuai volume ruang depo arsip yang dibutuhkan.
- Pelepasan gas fumigan selama periode 72 jam.
- Pemeriksaan tekanan gas fumigan setiap 24 jam.
Pembukaan pintu utama ruang yang difumigasi dan dilakukan pemasukan udara (aerasi) selama 24 jam. Pengambilan dan peniadaan (de-aktifasi) sisa fumigan. Kegiatan ini diawasi oleh pejabat yang berwenang di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purwakarta, dikarenakan konten dalam ruang depo arsip berisi Arsip Milik Negara.
Menurut Kepala Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan/P2K, kegiatan fumigasi arsip ini seyogyanya tidak hanya dilakukan dan terfokus hanya pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan saja, melainkan juga dilakukan oleh seluruh OPD/kelurahan hingga desa. Hal ini dimaksudkan guna terselamatkannya fisik arsip dari gangguan unsur jasad renik dan serangga.
Lanjutnya, jumlah dan volume produksi arsip setiap tahun di OPD, kelurahan hingga desa sangatlah besar, sehingga perlu upaya fumigasi yang dilaksanakan oleh OPD/ kelurahan/ desa yang bersangkutan. Terlebih arsip dana desa yang dimulai sejak tahun 2015, dan itu merupakan Arsip Milik Negara dan berdampak pada kelangsungan ketatalaksanaan arsip di Kabupaten Purwakarta. Ini akan menjadi perhatian serius khususnya pada Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan/P2K, dan sudah kami agendakan pada Rancangan Rencana Strategis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purwakarta Tahun 2018-2023.
Kedepan, menurut Kepala Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan/P2K sesuai dengan Tupoksi Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan/P2K, akan dilaksanakan Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan yang tidak hanya dilaksanakan di jenjang OPD saja melainkan akan diperluas cakupannya ke wilayah kelurahan, desa, jenjang sekolah dasar/ SD-SMP, seluruh Puskesmas yang tersebar di seluruh wilayah Kabupaten Purwakarta. Jika memungkinkan, akan dilakukan MoU dengan pihak perusahaan swasta/BUMD yang ada di wilayah Kabupaten Purwakarta.
Untuk itu, maka kami di Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan/P2K rutin melakukan koordinasi dengan Bidang Pembinaan, Pelestarian dan Pengembangan Kearsipan/P3K karena ketersediaan dan kesiapan 3 (tiga) unsur SDM kearsipan yang merupakan Tupoksi pada Bidang Pembinaan, Pelestarian dan Pengembangan Kearsipan/P3K yang sangat dibutuhkan untuk terealisasikannya semua rencana ini. Karena pada prinsipnya, semua kegiatan ini membutuhkan kecukupan ratio 3 (tiga) unsur SDM kearsipan (Arsiparis, Pranata Kearsipan dan Pengelola Kearsipan) di Kabupaten Purwakarta, khususnya ketersediaan SDM pranata kearsipan dan pengelola arsip di masing-masing OPD/kelurahan/desa/ sekolah/Puskesmas.
Disamping itu, ada beberapa agenda penting pada Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan/P2K yaitu OPD yang berpotensi memproduksi arsip dalam jumlah besar setiap tahunnya akan menjadi titik fokus utama yang akan menjadi garapan bidang P2K. Saat ini Bidang P2K sedang merumuskan agenda tersebut bersama bidang terkait, bahkan kedepan direncanakan akan dilakukan sinergitas lintas bidang Kearsipan dan Perpustakaan. (A.W)
