Pemerintah desa adalah salah satu entitas pemerintahan yang memiliki tanggung jawab besar dalam menjalankan tugasnya. Sebagai pemerintahan yang terdepan dalam menangani urusan masyarakat, pemerintah desa harus mampu menyediakan informasi dan data yang akurat, tepat, dan terpercaya. Sebagian besar pemerintah desa seringkali terjadi kesulitan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dari lemahnya arsip. Kondisi ini tentu saja sangat merugikan, karena informasi dan data yang tidak teratur dan sulit diakses dapat menghambat kinerja pemerintah desa dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Oleh karena itu, penting bagi pemerintah desa untuk memiliki sistem penataan arsip yang baik dan terorganisir.
Pada hari Selasa 5 Maret 2024, Dinas Arsip dan Perpustakaan kembali menyelenggarakan ”Pembinaan Kearsipan bagi Desa”, kali ini ditujukan bagi desa-desa di 9 Kecamatan di Kabupaten Purwakarta, diantaranya kecamatan Purwakarta, Babakancikao, Sukatani, Bungursari, Campaka, Cibatu, Kiarapedes, Maniis dan Wanayasa.
Acara ini dibuka oleh Dr. Kusnandar, S.Pd, MT selaku Sekretaris Dinas Arsip dan Perpustakaan. Beliau menyampaikan bahwa tata kelola arsip memiliki peran yang strategis dalam tata kelola pemerintahan sampai ke lingkup Desa, diharapkan melalui pembinaan ini seluruh perangkat desa dapat menerapkan tata kelola arsip yang baik.
Acara pembinaan kearsipan desa diisi dengan materi Pengelolaan Arsip Dinamis yang disampaikan oleh Yeni Ernawati, SH selaku Arsiparis Ahli Muda dan materi Pengelolaan Arsip Statis yang disampaikan oleh Bibo Satrio, A.Md selaku Arsiparis Terampil serta dimoderatori oleh Desi Hendriyani, S.TP, M.P selaku Kepala Bidang Pembinaan, Pelestarian dan Pengembangan Kearsipan. Adapun Kepala Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan (Minar Sitinjak, SE, MAP) turut mengisi sekilas materi tentang Aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis (SRIKANDI). Telah hadir melalui zoom meeting sejumlah 58 orang peserta terdiri dari aparat kecamatan dan desa serta arsiparis di lingkup Lembaga Kearsipan Daerah.
Pengelolaan arsip dinamis tidak terlepas dari pengelolaan arsip dalam keseharian pemerintahan seperti surat masuk dan surat keluar, undangan, laporan pertanggungjawaban keuangan dan sebagainya yang harus dikelola dengan baik mulai dari penciptaannya, penggunaannya, penyimpanannya maupun pengamanannya. Arsip dinamis sendiri memiliki jadwal retensi sehingga dapat dinyatakan sebagai arsip aktif maupun inaktif, bahkan dapat menjadi arsip vital yang tidak dapat tergantikan seperti data kepemilikan tanah desa.
Berdasarkan pemilahan arsip, berpotensi juga menemukan arsip yang bernilai guna yang memiliki nilai sejarah yang diapat dipermanenkan atau disebut juga dengan arsip statis. Pengelolaan arsip statis itu sendiri merupakan kewajiban dari Lembaga Kearsipan daerah dalam hal ini Dinas Arsip dan Perpustakaan. Dalam kesempatan ini menghimbau kepada seluruh perangkat desa yang hadir dalam acara pembinaan kearsipan agar mengakomodir berbagai arsip sejarah desa untuk diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah guna menambah khasanah arsip statis sebagai memori kolektif bangsa.
Pembinaan kearsipan bagi desa secara daring ini adalah permulaan dalam mengenal kearsipan bagi desa. Respon para perangkat desa sangat mengharapkan Dinas Arsip dan Perpustakaan terus memberikan pembinaan dan pendampingan bagi desa secara tatap muka untuk tata kelola arsip yang lebih baik bagi desa itu sendiri, atau dengan kata lain peliharalah arsip kita untuk kita, sesuai dengan tagline tentang arsip adalah “arsip urang, keur urang” yang digagas oleh Bapak H.Asep Suriatna, S.IP, S.AN, MM selaku Kepala Dinas Arsip Perpustakaan.
