Pada hari Kamis, 25 Januari 2024, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Purwakarta selaku Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan sosialisasi kebijakan pengorganisasian kearsipan dan kebijakan alih media arsip bagi perangkat daerah. Mengacu kepada Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Kabupaten Purwakarta memiliki kebijakan tentang penyelenggaraan kearsipan yang tertuang dalam Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor 6 Tahun 2020. Regulasi inilah yang menjadi rujukan dalam melaksanakan sosialisasi kepada perangkat daerah di Kabupaten Purwakarta. Sosialisasi dilakukan secara zoom meeting mengingat keefektifan waktu dan tempat pelaksanaan serta keefisienan pekerjaan para kefungsian umum dan pengelola arsip para perangkat daerah menyongsong 2024, seperti yang diungkapkan oleh Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan (Bapak H. Asep Supriatna, S.IP, S.AN, MM) dalam membuka acara tersebut. Telah hadir 67 peserta zoom meeting dari seluruh perangkat daerah yang diundang. Kepala Dinas dalam sambutannya mengungkapkan bahwa stigma arsip yang dipandang bukan suatu yang penting, nyatanya arsip terasa penting ketika dibutuhkan. Artinya betapa arsip memegang peranan yang sangat penting, karena itu Dinas Arsip mempunyai tagline tentang arsip adalah “Arsip urang, keur urang” (arsip masyarakat Purwakarta untuk masyarakat Purwakarta). Beliau juga menyampaikan bahwa pembangunan tidak terlepas dari masa lalunya, artinya bagaimana masa lalu dapat dilihat yaitu dari arsip masa lalu yang disimpan. Dinas Arsip Perpustakaan mewakili Kabupaten Purwakarta memiliki Diorama sebagai media penyampaian arsip masa lalu yang bersifat sejarah melalui berbagai media, baik tekstual maupun audio visual. Melalui arsip, mari kita bangun Kabupaten Purwakarta yang tidak kehilangan akarnya, tetap berada dalam bingkai masa lalu untuk kebaikan masa kini dan perkembangan masa depan.
Sosialisasi mengenai kearsipan di tahun 2024 ini merupakan kegiatan sosialisasi tentang kearsipan yang pertama, namun bukanlah yang terakhir. Paparan pertama yang mengangkat Kebijakan Pengorganisasian Kearsipan dipaparkan oleh Sekretaris Dinas Arsip dan Perpustakaan (Dr. Kusnandar, S.Pd, M.T) dan paparan kedua mengangkat Kebijakan Alih Media Arsip Dinamis berdasar Peraturan Bupati Purwakarta Nomor 73 Tahun 2023 tentang Alih Media Arsip Dinamis dipaparkan oleh Kepala Bidang pengelolaan dan Pemeliharaan Kearsipan (Minar Sitinjak, S.E, M.AP) dan di moderatori oleh Kepala Bidang Pembinaan, Pelestarian dan Pengembangan Kearsipan (Desi Hendriyani, S.TP, M.P).
Sosialisasi ini bertujuan agar para perangkat daerah dapat menerapkan pengelolaan kearsipan di unit kerjanya melalui pengorganisasian kearsipan yang ditetapkan yaitu memiliki Unit Pengolah Arsip dan Unit Kearsipan. Unit Pengolah Arsip sebagai pencipta dan penerima arsip secara langsung, biasanya ini berada di lingkup bidang atau UPTD dalam suatu Dinas maupun lingkup Seksi dalam suatu wilayah Kecamatan. Setiap Unit pengolah ini dapat menyerahkan arsip inaktifnya kepada Unit Kearsipan yang berada di Sekretariat di masing-masing perangkat daerah. Unit Kearsipan dapat menentukan jangka waktu retensi arsip yang diterima apakah 2 tahun, 3 tahun atau bahkan 10 tahun. Jika memang setelah waktu retensinya habis menemukan arsip yang bernilai guna dapat di permanenkan serta diserahkan ke Dinas Arsip dan perpustakaan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah. Untuk selanjutnya bagaimana arsip yang dikelola dapat bertahan sementara terdapat keterbatasan ruang secara fisik, maka terdapat alternatif yaitu mengalihmediakan arsip fisik menjadi arsip digital sesuai dengan perkembangan jaman.
