Pada hari Kamis 1 Februari 2024, Dinas Arsip dan Perpustakaan kembali menyelenggarakan sosialisasi penyelenggaraan kearsipan, kali ini ditujukan bagi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Organisasi Kemasyarakatan dan Perusahaan Swasta. Acara ini dibuka oleh Dr. Kusnandar, S.Pd, MT selaku Sekretaris Dinas Arsip dan Perpustakaan sekaligus memaparkan materi tentang penyelenggaraan kearsipan serta dimoderatori oleh Desi Hendriyani, S.TP, M.P selaku Kepala Bidang Pembinaan, Pelestarian dan Pengembangan Kearsipan. Telah hadir melalui zoom meeting sejumlah 35 orang peserta perwakilan BUMD, Organisasi Kemasyarakatan dan Perusahaan Swasta.
Dalam paparannya Dr. Kusnandar mengatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan salah satunya bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Pengertian arsip sendiri dituangkan dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang Undang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Menurut Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sedangkan menurut Undang Undang nomor 8 tahun 1997, dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Walaupun BUMD, organisasi masyarakat maupun perusahaan swasta memliliki perbedaan pada arsip yang tercipta baik tipe maupun informasinya, namun pengelolaan kearsipan sangat penting dilakukan oleh semua sektor agar dapat menjadi bukti pertanggungjawaban kinerja yang otentik, terkelola dengan baik dan mudah ditemukan. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
H.Asep Supriatna, S.IP, S.AN, MM selaku Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan hadir menutup acara sosialisasi penyelenggaraan kearsipan bagi BUMD, Ormas dan perusahaan swasta. Beliau menyampaikan terimakasih atas kehadiran para peserta dan menegaskan bahwa fungsi arsip dalam hidup dan kehidupan yang sangat luar biasa. Arsip terkadang direpresentasikan hanya sebagai tumpukan kertas yang tersimpan begitu saja yang diperlukan saat dibutuhkan, padahal banyak hal dalam kehidupan bahwa arsip punya peranan penting. Beliau mengatakan untuk Kabupaten Purwakarta bahwa kefungsian arsip bisa berbicara banyak dengan mengusung tagline “Arsip urang, keur urang” (arsip kita, untuk kita). Makna kita adalah bukan hanya pemerintah daerah, tapi seluruh masyarakat Purwakarta. Dinas Arsip dan Perpustakaan ingin bergerak bersama, berjalan bersama. Pengelolaan arsip di pemerintah daerah dapat berjalan baik, begitu pula pengelolaan arsip di BUMD, Ormas dan perusahaan swasta berjalan dengan baik pula. Arsip sebagai khasanah kekayaan bangsa, khasanah kekayaan masyarakat Purwakarta. Jika diluar pemerintahan memiliki arsip bernilai histori (sejarah) yang tinggi yang bisa jadi berada di masyarakat dan kelompok masyarakat, beliau menghimbau agar arsip bersejarah tersebut dapat disimpan di Dinas Arsip dan Perpustakaan, dimana secara pengelolaan sudah dapat menjamin keberadaan arsip tetap terjaga diantaranya melalui upaya pemeliharaan arsip seperti fumigasi maupun preservasi (perbaikan) arsip yang termakan usia, bahkan ada alih media arsip dari bentuk fisik menjadi digital sesuai perkembangan jaman. Akhir kata beliau menyampaikan bahwa arsip sangat terkait dengan dimensi waktu, sebagai sesuatu rekaman di masa lalu harus mempunyai nilai kemanfaatan di masa kini dan masa kini harus menjadi cerminan untuk masa depan. Masa lalu, masa kini dan masa depan dicerminkan melalui arsip.
