PURWAKARTA – Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (Disarpusda) Kabupaten Purwakarta, menerjunkan tim arsiparis untuk mendampingi perangkat-perangkat daerah dan dinas. Tujuan pendampingan ini, guna memerbaiki tata kelola arsip di masing-masing satuan kerja.
Kepala Disarpusda Kabupaten Purwakarta, Asep Supriatna, mengatakan, pihaknya telah menerjunkan tim untuk membantu penataan arsip di masing-masing satuan kerja. Seperti, dinas maupun pemerintah kecamatan.
“Selama ini, penataan arsip di dinas-dinas dan perangkat daerah belum dikelola secara baik. Makanya, kita berupaya membantu dan melakukan pendampingan,” ujar Asep, Kamis 25 April 2024.
Menurut Asep, pendampingan praktik tata kelola kearsipan ini, telah dilaksanakan terhadap perangkat daerah lingkup kecamatan dan dinas atau badan. Sejak awal sampai April 2024 ini, sudah 20 OPD yang telah mendapatkan pendampingan.
Pembinaan Penataan Arsip oleh Disipusda Purwakarta
Tak hanya itu, pendampingan tidak berhenti melalui tatap muka karena kegiatan ini juga dilakukan melalui sarana komunikasi grup WhatsApp baik antar pengelola arsip kantor dinas atau Badan maupun kecamatan.
Adapun kegiatan ini, dimulai dengan membuka wacana bahwa di setiap perangkat daerah wajib memiliki UP (unit pengolah) yang menyimpan arsip aktif. Serta, wajib memiliki UK (unit kearsipan) yang menyimpan dan mengelola arsip inaktif.
Sehingga, pengelolaan arsip menjadi lebih dinamis. Penciptaan arsip yang baik dari sisi tata naskah dinas maupun kode klasifikasi arsip, penggunaan arsip secara benar baik melalui penyediaan sekat atau folder serta filling kabinet tempat penyimpanan arsip aktif.
Hasil Pembinaan Kearsipan Oleh Disipusda Purwakarta
Selanjutnya, pemeliharaan arsip secara baik meliputi sarana penyimpanan yang kokoh (rak besi anti karat, dsb), serta memberikan arahan bagaimana proses penyusutan arsip yang dapat dilakukan melalui pemindahan arsip inaktif di unit pengolah setiap perangkat daerah ke unit kearsipan perangkat daerah.
Selain itu, penyusutan juga dapat dilakukan melalui penyerahan arsip statis dari perangkat daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah. Praktik tata cara penyusutan juga dilakukan ke setiap perangkat daerah yang dibina.
“Para perangkat daerah yang telah didampingi, juga diberi contoh sarana penyimpanan arsip inaktif berupa boks arsip,” ujarnya.
Serta didorong memiliki sarana lainnya seperti keharusan memiliki record center serta SDM yang bertanggung jawab mengelola arsip.
Salah satu dinas yang telah berjalan tata kelola kearsipannya, yakni DPMTSP. Di instansi tersebut, sudah dilakukan pendampingan penataan arsip sebanyak 25 rak.
